Als er één ding is dat handig is aan Office, dan is het de mail merge wel. Je kan namelijk uit een databestand gegevens nemen en die automatisch verwerken in een Word-lay-out voor brieven, maar ook badges en adreslabels om op enveloppen te plakken. Handig om op je nieuwjaarskaarten of uitnodigingen voor een feestje te plakken!
Hoe ga je te werk? Om te beginnen moet je je brondocument aanmaken. Dat bevat dus de gegevens waaruit je gaat selecteren. Het is een Excel-bestand, met kolommen die een naam dragen zoals Familienaam, Voornaam, Bedrijf, Straat, Stad, Postnummer, ... Je kan natuurlijk ook nog andere kolommen toevoegen, afhankelijk van het project waaraan je werkt.
Hetzelfde soort bestand kan je gebruiken voor verschillende "merges" of samenvoegingen. Voor een badge bijvoorbeeld heb je enkel naam en voornaam nodig, voor adreslabels ook straat, postcode en stad. Sla het bestand op. Stap 1 is klaar.
|